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Documentos y presentaciones

Actas de reuniones con IA: herramientas y RGPD en España (octubre 2026)

Las herramientas de notas con IA graban, transcriben, separan a los intervinientes y sacan acuerdos y tareas. En España la pregunta clave es legal: la voz es un dato personal, la mayoría de estas herramientas guarda los datos en EE. UU. y, en el ámbito privado, lo habitual es pedir el consentimiento expreso de los participantes.

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Servicios a conocer

Paso a paso

  1. Informar y pedir consentimientoAvise en la convocatoria y al empezar de que la reunión se transcribirá con IA y para qué. En el ámbito privado, recabe el consentimiento expreso de empleados y terceros presentes.
  2. Firmar el encargo de tratamientoEl proveedor de IA es encargado del tratamiento: necesita un contrato (DPA) y el tratamiento debe constar en el registro de actividades.
  3. Valorar el riesgoPara reuniones con datos sensibles (salud, RR. HH., clientes), haga un análisis de riesgos y, si procede, una evaluación de impacto (EIPD).
  4. Convertir la transcripción en acuerdosNombre a los intervinientes y separe acuerdos, temas abiertos y tareas con responsable y fecha.
  5. Guardar lo justoAlmacene las transcripciones cifradas y bórrelas cuando dejen de ser necesarias.

Combinaciones que funcionan

CombinaciónPor qué
Herramienta de notas + CRMLas notas de la llamada van directas a la ficha del cliente.
Copilot o Gemini de la suite + plantilla de actaUsar la IA incluida en la suite de la empresa evita sacar los datos a otro proveedor y una plantilla fija hace las actas comparables.

Límites a respetar

Ver también

Fuentes